Kunnen

Meestal weet ik eigenlijk niet zo goed waarover ik iets zinnigs of onzinnigs (maakt eigenlijk niet zoveel uit wat) moet opschrijven. Ik heb echter af en toe een idee waar ik van denk: He, een idee.

Zo zat ik zojuist op mijn vrije dag (vanaf volgende week een andere dag maar dit terzijde)
ineens te denken aan balans in verhoudingen.
En dan bedoel ik niet een balans in de verhouding met je konijn of je modelbouwvliegtuigje, maar een balans in een verhouding tussen jou en laten we het eens professioneel houden: je collega.

Wat is balans eigenlijk?
Wat ik onder balans versta is dat er in een werkveld zodanig afspraken zijn / worden gemaakt (worden vooral, het is natuurlijk een continu proces) dat ieder van elkaar weet wat er gedaan Moet worden en wat gedaan Kan worden.
Met andere woorden: Iedereen weet dus wie wat het beste kan en waarvoor je bij wie moet zijn. Iedere verschuiving hierin kan potentieel een onbalans veroorzaken.

Hoe bereik je deze balans: In mijn goedbedoelde en soms ook niet onsuccesvolle pogingen als rechtaarde P&O'er mijn functie uit te oefenen komt het toverwoord 'Communicatie' oftewel the Big C als eerste opduiken.
Communicatie zorgt voor helderheid en duidelijkheid bij de betrokken partijen, mits dit goed is toegepast, maar daar ga ik voor het gemak maar even vanuit.
Deze communicatie is doorlopend en eigenlijk niet meer dan het continu met elkaar uitwisselen van ervaringen, kennis en deskundigheid over voor de betrokken functionarissen noodzakelijke onderwerpen.
Wanneer dit niet goed gebeurd: Onbalans, want onduidelijk, mensen gaan dubbel werk doen, gaan werk doen zonder goede informatie en maken fouten door gebrek aan kennis et cetera.

Een tweede belangrijke component is verwachting:
in een functie is het essentieel dat duidelijk en helder is (the big C) wat iedereen moet doen en wat er van iemand verwacht wordt.
Als dit niet helder is, ik ken legio praktijkvoorbeelden waar ik nu verder niet over zal uitwijden, dan ontstaat onbalans door niet-realistische verwachtingen.
Dit gaat zowel over verwachtingen wat iemand Moet en wat iemand Kan doen.
Wat iemand Moet doen is vrij helder, dat staat vaak in een functieomschrijving en ik ken maar weinig mensen die eigenlijk niet zo goed weten wat ze moeten doen. Wanneer dit onduidelijk is moeten andere stakeholders (leidinggevenden, collegae e.d.) hierover feedback geven om het duidelijk te maken, anders ontstaat onbalans. Dit onderdeel is echter niet zo'n groot risico op onbalans als het volgende, wat iemand Kan doen.

De vraag wat iemand Kan doen, kan voor zeer grote onbalans zorgen. Wanneer iemand op de verkeerde plek zit doordat onvoldoende is gekeken naar wat iemand Kan, kan er nog zoveel gecommuniceerd worden over wat iederen moet doen aan de klussen die gedaan Moeten worden, als iemand het niet Kan, is er een probleem.

Dan kun je twee dingen doen:
Ten eerste kun je kijken waar iemand beter tot zijn/haar recht komt, dus herplaatsen of in het
uiterste geval ontslaan.
Ten tweede kun je je verwachtingen bijstellen over de betreffende persoon.

Ik merk in praktijkvoorbeelden persoonlijk dat het tweede soms het geval is en dat dit een van de grootste problemen en katalysatoren voor onbalans is.
voorbeeld: Een balans is ontstaan op basis van een werkverdeling van te verrichten taken tussen twee medewerkers
Een van de twee blijkt niet goed te Kunnen. De ander juist wel. Nu stelt de leidinggevende hierover vast: Een nieuwe balans is noodzakelijk, maar ik doe dit door degene die goed functioneert de moeilijkere taken te geven en de ander de lichtere.
Dit veroorzaakt disbalans. De medewerker die wel functioneert wordt met zwaardere taken belast omdat de ander dit niet aankan.

Dit is een nieuwe schijnbalans. De medewerker die niet functioneert wordt in de luwte gehouden en mag niet Kunnen in de functie waarvoor hij/zij eigenlijk is aangestelt. De andere medewerker wordt zwaarder belast en ook sterker afgerekend op de te bereiken doelen, want voor de te verrichten werkzaamheden is geen nieuwe bijstelling naar beneden vastgesteld. Er zijn voor het werk doelen vastgesteld en deze moeten gehaald worden. De goed functionerende medewerker kan hiervoor gaan, maar wordt geremd door de disfunctionerende collega omdat hij /zij andere werkzaamheden die de niet Kunnen collega niet kan doen overneemt. Bovendien voelt deze medewerker zich misschien opgezadelt met een ondergeschikte (letterlijk en figuurlijk) wat tot andere verhoudingen en een andere noodzaak van werkzaamheden leidt die niet altijd even goed stroken met de te behalen doelen waarvoor beide medewerkers zijn aangestelt.

De schijnbalans is dus dat er geen oplossing is voor de onbalans, maar een omgangsvorm die de onbalans versluierd.
Zolang de goed functionerende medewerker zicht schikt in deze balans is er weinig aan de hand, er is een soort staakt-het-vuren waarin de betrokken partijen elkaar eigenlijk voor de gek houden over het feit dat er geen balans is, maar een moeilijke werksituatie.

Er is echter een lange termijn gevaar dat vroeg of laat de kop op zal steken:Langzamerhand zal de goed functionerende werknemer psychich de eigen doelen bij naar beneden bijstellen de balans in het eigen werk moet immers behouden blijven, dus expliciete en impliciete, directe en indirecte doelen zullen allemaal gehaald moeten worden, maar dan maar voor een 6 in plaats van voor een 10. De teamleider stelt op zijn beurt de doelen ook bij langzamerhand naar beneden (als hij de goede collega al niet aanspreekt op zijn/haar gebrek aan inzet dat tot mindere resultaten leidt, wat niet te verwachten is want dan moet hij ook kleur bekenen naar de minder functionerende collega) en uiteindelijk wordt er van lieverlei maar een nieuw soort balans gevonden, namelijk : ' eerst wilden we punt B bereiken, maar omdat we vanaf A al problemen hebben met de mogelijkheden van het team om dit te bereiken settelen we maar voor A1.

In normaal nederlands heet zoiets: Pappen en nathouden, of voor mijn part Struisvogelpolitiek, lafheid, slecht management, geklooi, ik kan nog wel even doorgaan.
Het is dit soort onbenulligheid (nog een toepasselijke term) die onbalans in werkverhoudingen veroorzaakt, waardoor noodzakelijk werk blijft liggen.
Simpele oplossing:De juiste persoon op de juiste plaats. Dit is zoeken en misschien mismatches maken, maar heb het lef om iemand die niet Kan over te plaatsen naar een plek waar hij wel Kan, mits hij dit wil.

Het derde punt is namelijk Willen.
Maar daarover heb ik geen zin meer om wat te schrijven.
Ik heb namelijk een vrije dag.
Ik Kan het wel maar ik Moet niet en ik Wil ook niet.
Ik plaats mijzelf dus gauw over naar een leukere activiteit
Ik moet enslotte aan mijn balans denken